Auditoria Técnica: porque não podemos estar em todos os lugares ao mesmo tempo!

Como gestores, temos que nos certificar que todas as obras estão sempre dentro do planejado: em relação ao tempo, custo e prazo. Mas como fazer isto, se não podemos estar em todas elas ao mesmo tempo? Ainda mais quando se tratam de obras em diferentes localidades, ou com diferentes complexidades!?

Em geral, os gerentes das obras possuem relatórios a serem desenvolvidos e enviados aos gestores. No entanto, sabemos que nestes relatórios nem sempre todas as informações são apresentadas, especialmente aquelas que prejudicam aos próprios gerentes. Metas e bonificações em geral são baseadas nestes relatórios, logo podemos ter informações apresentadas de modo tendencioso, mesmo que não incorreto.

Ainda, toda empresa possui seus padrões e procedimentos que devem ser respeitados. Isto para que as diferentes obras possam ser comparadas entre si. E este acompanhamento pode tomar muito tempo, se tiver que ser feito diretamente em campo pelos gestores.

 

Parâmetros de análise a serem aplicados na Auditoria Técnica

Devemos iniciar definindo o que deve ser analisados nas visitas técnicas e nas verificações documentais. Em geral, quanto mais maturidade de gestão tiver a empresa, melhor definidos estão estes parâmetros. Caso a empresa não possua processos, procedimentos ou KPIs (índices de acompanhamento), o auditor pode utilizar seu conhecimento no setor e elaborar novos parâmetros para esta auditoria técnica.

A Auditoria técnica de obras deve ser realizada com base nos parâmetros definidos pelos gestores da empresa. Isto para que seus resultados possam basear a tomada de decisões mais acertada ao portfólio de cada empresa.

Em seguida, vamos definir o peso relativo destes pontos analisados, já que nem todos os desvios tem a mesma influência na qualidade, custo ou prazo da obra. Isto também deve ser feito em conjunto com o Gestor que irá receber os relatórios, para alinhar os resultados com o objetivo maior da empresa, em seu portfólio de projetos.

 

Planejamento e execução da Auditoria Técnica

Uma vez definido o que será analisado, vamos definir quais obras, em que ordem e o tempo de duração das auditorias técnicas em campo. Neste planejamento, temos que levar em conta o tamanho, complexidade, etapa de obra e localização do empreendimento.

Também é preciso definir a equipe que irá realizar o trabalho, material e equipamento necessários, e eventual treinamento sobre os parâmetros a serem verificados. Definir padrões de relatórios de entrega acordados com o cliente, e saber quem devemos procurar nas obras para nos apoiar na documentação local.

Durante a execução da auditoria técnica no local, existe um comportamento esperado dos auditores, com direitos e deveres específicos. Isto de modo a não comprometer a qualidade das informações coletadas. Discrição e sigilo são importantes, mas não são os únicos comportamentos adequados para uma auditoria técnica independente.

O tratamento correto destas informações, ou a correta formalização de sua falta, trazem como resultado um relatório que irá trazer as informações e o conforto necessário ao gestor. Este tem uma fotografia de informações que traduzirá de modo sumarizado tudo o que ele precisa saber para realizar uma correta tomada de decisões no seu dia a dia.

 

Gestão de riscos e maturidade de gestão

Em um primeiro momento, este relatório trará o status atual da obra em campo. Mas, se bem planejada, a auditoria técnica pode trazer um benefício ainda maior.

Através de uma análise detalhada dos pontos encontrados nos diferentes relatórios – uma vez que temos parâmetros iguais em todos. Além disso, de uma auditoria técnica realizada por um especialista no setor serão identificadas fragilidades que se repetem em diversas obras.

Pelo cruzamento dos dados podemos identificar padrões da empresa, e com isto seus pontos de fragilidade. Após a classificação de probabilidade e impacto, podemos classificá-las por criticidade e, com isto, planejar o desenvolvimento de planos de ação e de sua aplicação. Isto gera à empresa um ciclo de melhoria contínua, e consequente aumento da maturidade de gestão da mesma.

Com os riscos conhecidos e tratados, minimizamos as chances de imprevistos que podem diminuir o retorno esperado dos empreendimentos da empresa!

 

Converse com um consultor!

Um consultor especializado pode apoiar sua empresa a realizar a auditoria técnica de suas obras. Trazendo confiabilidade nos relatórios recebidos do campo, e uma melhor tomada de decisões estratégicas para curto, médio e longo prazo. Pense nisto. Quer conversar? Entre em contato!