Um empreendimento é algo complexo, inclui várias disciplinas, vários fornecedores, vários materiais e sistemas. Sua integração é essencial para que a obra ocorra da melhor maneira possível. Para que o gestor dos contratos possa administrá-los corretamente, um bom contrato ajuda na condução das atividades a serem geridas e na prevenção de conflitos.

Desse modo, a gestão de contratos deve ser aplicada de forma complementar a perspectiva tradicional de gestão de empreendimento:

Gerenciamento de empreendimentos: concluir a obra, com preocupação de qualidade, equipes, custos, o que pode gerar novas obrigações contratuais que não foram inicialmente previstas.

Gestão de contratos: interferências entre distintos pacotes de fornecimentos, datas de entrega, marcos de contrato, alterações de escopo, etc.; e não somente a realização do empreendimento.

Organizar os pacotes de contratação

Antes mesmo de identificar os fornecedores, é preciso entender a totalidade do escopo a ser contratado. Este escopo deve ser dividido em pacotes de contratação que evitem sobreposição de trabalho e responsabilidade, além de discriminar corretamente os limites de escopo de cada pacote a ser contratado.

Identificar os fornecedores

Uma vez definido o escopo, é necessário identificar a característica do fornecedor a se buscar no mercado. Porte da empresa, conhecimento do trabalho a ser desenvolvido, trabalhos anteriores similares, idoneidade no mercado, capacidade de atendimento ao escopo, entre outros.

Com isto definido, é possível gerar a lista de empresas a serem chamadas (vendor list) para cotação. Aqui deve ser definida também a estratégia de contratação a ser adotada, como preço global, preço unitário ou por administração, considerando-se suas possíveis variáveis e os respectivos riscos associados.

Apresentadas e equalizadas as propostas, elege-se o vencedor. Recomenda-se enviar, na documentação que compõe a carta-convite, a minuta do contrato que será assinado entre as partes, para conhecimento ou comentários.

Redação do contrato

A redação de um contrato deve ser feita com muita atenção. Cuidado com contratos padrão. Devemos incluir o máximo de informações que possam dirimir dúvidas futuras. Descrever as partes envolvidas, o escopo completo, as etapas a serem desenvolvidas, os prazos total e parciais, a remuneração total e parcelas, como o contrato será acompanhado e fiscalizado, como é o processo de medição e aprovação. São alguns exemplos de informações que devem constar em seu texto.

O contrato é um documento que tem como objetivo formalizar os direitos e os deveres de um acordo entre as partes envolvidas. São as regras do Jogo!

Importante descrever as exclusões, exceções e penalidades. Aqui vale salientar que direitos e deveres devem valer para as duas partes envolvidas, nas suas devidas proporções. Informações como retenções, seguros e garantias também devem constar deste contrato.

Ainda, deve estar descrito se e como ocorre a rescisão, e por fim como será o processo de resolução de disputas que possam acontecer durante a execução deste contrato.

Prevenção de conflitos

É preciso ter atenção na preparação de documentação contratual clara a fim de evitar ambiguidades. Capturar os detalhes específicos do projeto e abordar as circunstâncias especiais. Especificações gerais podem não atender ao escopo específico do empreendimento em questão.

Planejar cuidadosamente, adequadamente e com clareza a estratégica para executar um projeto ou obra, já que as disputas geralmente surgem da ambiguidade de interpretação, ou de uma definição de risco confusa.

Realizar avaliações objetivas regularmente do progresso e lidar proativamente com problemas que surjam durante o projeto.

Aplicar uma boa prática de pagamento, a equipe de projeto e o empreiteiro contam com o fluxo de caixa. Quando as provisões de pagamento tiverem sido acordadas, a medição deve ser realizada e os pagamentos devem ser feitos pontualmente.

Resolução de conflitos

São estas as alternativas existentes de resolução de disputas em um contrato:

1) Negociação – Extra Judicial. Os esforços para a solução de problemas são através da conversa das próprias partes, antes ou para evitar uma disputa judicial, o que demandará tempo, custos e onde não é possível antever o que pode resultar. Buscar sempre uma negociação colaborativa, onde devem ser buscadas alternativas que atendam às partes envolvidas de modo adequado. Entender a necessidade do outro, e tentar a solução ganha-ganha. Buscar uma relação duradoura e saudável às partes. Conheça e estude técnicas de negociação.

2) Mediação ou Conciliação – Extrajudicial, Pé-processual ou Processual. Considera a intervenção de um terceiro – mediador habilitado, para apoiar a conversa, onde a solução é dada pelas partes dentro das alternativas que as mesmas propõem, gerando um termo de acordo que depois pode ser homologado pelo Juiz, tornando-se um termo executivo judicial. Importante aqui salientar que o acordo não é obrigatório, e só será assinado pelas partes se ambas estiverem confortáveis com o resultado atingido durante o processo de mediação. Caso contrário, ficam as partes autorizadas a partir para um processo adjudicativo, se assim entenderem como necessário.

3) Processo adjudicativo – O resultado final é determinado por um terceiro que impõe uma decisão obrigatória sobre as partes, que devem atendê-la e acatá-la:

Processo Judicial – Ocorre dentro da justiça, onde o resultado é decidido pelo Juiz, de acordo com as informações fornecidas pelos advogados, com base nas leis do País. Permite recorrer até a última instância. Em geral, é a alternativa mais demorada.

Processo extrajudicial: Arbitragem – Regulamentada no Brasil através da Lei Federal 9.307/96. Decidido pelo Árbitro especialista, de acordo com o seu conhecimento no tema, e de acordo com informações fornecidas pelos advogados, com base no seu conhecimento no assunto. Não permite recurso sobre o resultado.

Encerramento formal do contrato

Não se deve simplesmente abandonar o contrato quando o serviço for entregue! Formalizar o encerramento do contrato, com assinatura das partes, confirmando que todos os direitos e deveres foram cumpridos.

Deste modo, conseguiremos evitar grande parte dos conflitos que podem ocorrer no desenvolvimento de um empreendimento, e obter melhores resultados. Ficamos menos sujeitos a riscos durante o decorrer do contrato, e menor a possibilidade de ocorrência de pleitos ao final da obra.


Fonte: Kelch Arquitetura, Consultoria e Projetos