Customizar processos e controles para se diferenciar da concorrência
Sabemos que atualmente as empresas devem ser altamente eficazes se quiserem manter-se e destacar-se no mercado. As margens de lucro diminuíram, a concorrência aumentou, temos empresas internacionalizadas concorrendo conosco. Mas como manter o retorno financeiro esperado? Que tal customizar?
Diagnosticar
O primeiro passo é conhecer sua situação atual: como a empresa está organizada, quanto seus processos estão fortalecidos ou adequados, como está a qualidade da mão de obra, como está meu controle financeiro, onde estou em relação aos meus concorrentes. Para isto, o correto é realizar um diagnóstico minucioso e independente, que possa identificar as fragilidades e os pontos de melhoria. Porém, desde o princípio, este diagnóstico deve ser customizado, de acordo com o tipo, porte, características e peculiaridades da empresa em questão.
Uma vez realizado este diagnóstico, é necessário priorizar quais pontos devem ser atacados primeiro, já que não conseguimos simplesmente mudar tudo para o jeito que queremos… Assim, mais uma vez as características únicas da empresa devem ser levadas em conta quando planejamos e selecionamos os pontos que atacaremos em qual ordem. Alguns exemplos de parâmetros para isto são o custo, o tempo disponível, a identificação daqueles que trarão um maior retorno financeiro ou que abrangem mais problemas, ou atendem aos objetivos primordiais da empresa.
Customizar: as características únicas da empresa devem ser levadas em conta quando planejamos e selecionamos os pontos que atacaremos!
Planejar
Agora que já sabemos quais pontos vamos atacar primeiro, devemos planejar como fazê-lo. Temos que verificar o prazo, o custo envolvido, a abrangência, os recursos que atuarão nesta mudança, e como implementar sem gerar a rejeição por parte dos intervenientes que serão atingidos pela alteração. Afinal, tudo que é novo assusta! Será necessário um faseamento? Talvez um departamento ou setor por vez? Por qual começar? E quando?
Implementar
Agora, mãos a obra! Vamos começar a aplicar as melhorias identificadas, de acordo com o planejado. Lembrando que as pessoas envolvidas normalmente tem suas atividades e metas do dia a dia, não podem simplesmente parar tudo para um treinamento, ou mudar de um momento para o outro. Aqui temos a conhecida curva de aprendizado, onde o rendimento inicial vai ser menor que o previsto. As vezes até menor que o atual, mas que deve crescer conforme se adquire a prática, ou conforme todos os processos vão sendo implementados.
Monitorar e avaliar
Nem tudo vai correr exatamente como planejado. Sendo a primeira vez que se executa, e lembrando que cada empresa é uma empresa, esta implementação deve ser acompanhada tempestivamente. E de preferencia por alguém independente daquele setor ou departamento, para que as atividades do dia a dia não venham a adiar eternamente esta ação. Ainda, o gerente da mudança deve ter autonomia para identificar quando as pessoas estão com real dificuldade, quando estão com rejeição à mudança, para que se possa atuar pontualmente, e revisar o planejamento sempre que necessário.
Ainda, após a implementação, a aplicação dos novos processos ou atividades deve ser avaliado, para verificar se realmente o que foi planejado trouxe a melhoria esperada. Senão, será necessário realizar alguma complementação ou revisão deste processo. E, tudo isto deve ser documentado, para que apoie a própria empresa em ações posteriores referentes àquele tema!
Customizar? Sim!
Como visto, cada empresa terá um ambiente externo e interno únicos, que deverá ser levado em conta quando da aplicação destas melhorias! Cada uma tem seus costumes, seus processos que funcionam, sua estrutura de gestão, seu produto ou serviço único. Mexer nisto requer um conhecimento de possibilidades e ferramentas que permitam esta unitização de atuação. Como conseguir isto? Buscando um profissional que conheça estas ferramentas, o setor em questão, e possa buscar conhecimento em empresas do setor, identificando as melhores práticas, e que tenha domínio dos processos descritos acima, para apoiar a empresa em questão em uma real melhoria de seus processos!
Afinal, santo de casa não faz milagres, e as atividades do dia a dia acabam por ser a prioridade sempre, deixando-se estas atividades em segundo plano. Pense nisso, converse com um consultor que possa apoiar sua empresa neste processo, customizado para suas necessidades!
Grande Abraço! #gestãolegal
Barbara.
Arquiteta e Gerente de Projetos, Barbara Kelch Monteiro é sócia titular da Kelch Consultoria, possui MBA, PMP e MRICS, com 20 anos de experiência no Desenvolvimento de Projetos no setor da Construção e 4 anos de experiência em Auditoria, Gestão e Controle de Projetos de Engenharia e Construção na PwC. Mediadora judicial e privada, é membro do DRBF – Dispute Resolution Board Foundation. Entre em contato: [email protected]
