Quem pensa que projetar loteamentos fechados é um trabalho que exige somente um olhar técnico e experiência apenas de especialistas da área da construção civil, está equivocado.
É necessário considerar os fatores que levarão os clientes finais a buscarem por esse tipo de condomínio, como a sensação de bem-estar e a segurança. E não estamos falando apenas da sensação de segurança, e sim se o local é realmente seguro e se há ausência de riscos. São expressões que soam parecidas, mas que exigem um olhar diferenciado para cada uma delas, com efeitos e resultados diferentes.
A gestão de segurança em loteamentos fechados é indispensável, já que os desafios são tão grandes quanto os de um loteamento aberto. Normalmente são grandes perímetros envolvendo, em alguns casos, áreas de proteção ambiental e podemos adicionar à lista até mesmo a ameaça à tranquilidade causada por vizinhos problemáticos. Isso sem contar os perigos como assaltos, furtos, sequestros, depredações, acidentes, mal súbito, falhas técnicas, falhas humanas e mais uma lista de possibilidades.
Por isso trouxemos cinco fundamentos que devem ser considerados na gestão de segurança em loteamentos fechados:
E antes de conhecer cada área, e elaborar qualquer estratégia ou ação, é necessário desenvolver o Plano Diretor de Segurança. Desenvolvido desde a concepção do empreendimento, irá definir e dimensionar os recursos e custos de todo o processo. É o Plano Diretor que determinará, inclusive, a relação nível de segurança desejada X conforto desejado x custos. A partir daí, será ainda mais fácil traçar cada estratégia nos processos de gestão.
Gestão de Pessoas
Considera todo o processo relacionado aos profissionais que irão trabalhar no condomínio ou associação em todas as áreas, não somente na segurança. Pode-se perceber que, além da seleção correta do perfil adequado com as funções, também é necessário cuidar das atualizações técnicas, da conferência o trabalho realizado e de garantir formas de motivar e potencializar os resultados dos profissionais envolvidos. Uma equipe bem treinada, consciente e inserida na cultura do ambiente trabalhará de forma natural, motivada e com muito mais eficiência.
Gestão de Ativos
As manutenções preventivas devem fazer parte da rotina do ambiente, inseridas em um cronograma, evitando ao máximo que equipamentos como câmeras e alarmes, por exemplo, fiquem fora de operação e comprometam a segurança.
E as manutenções corretivas precisam ser providenciadas o mais breve possível após identificados os problemas, pois equipamentos fora de funcionamento são facilmente identificados por criminosos deixando o local vulnerável.
Por isso é tão importante contratar fornecedores devidamente capacitados e com estrutura para atender prontamente quaisquer imprevistos. Quanto maior a eficiência dos prestadores, melhor será a relação do Nível de Serviço Acordado – NSA (do inglêsSLA – Service LevelAgreement). Trata-se da especificação de modo claro de todos os serviços que o contratante espera do fornecedor, e que possa ser mensurado. Além disso, apresenta metas de nível de serviço, termos de compromisso, prazos de contratos, suporte técnico entre outros. O NSA também pode determinar alterações de valores do contrato em caso de não cumprimento das metas.
Gestão do Conhecimento
A Gestão do Conhecimento integra a parte organizacional do Tripé da Segurança (recursos humanos, técnicos e organizacionais)
E tudo começa com o que chamamos de cadastros, ou seja, o registro das informações. Em loteamentos fechados é preciso cadastrar os moradores, veículos, saber sobre as instalações, equipamentos etc. Com todos os registros dessas informações se obtém um banco de dados.
cada empreendimento demanda uma série de documentos específicos, os chamados documentos vitais, como laudos de vistorias, alvarás e licenças.
No caso de condomínios a lista inclui AVCB – autorização dos bombeiros, plantas, manuais de operação de utilidades, além de uma série de outros, ou seja, vai muito além do controle de acesso. E a falta de registros e documentos pode prejudicar o condomínio em vários fatores.
Atualmente há softwares que síndicos e administradoras podem e devem utilizar para manter dados e informações armazenadas de forma correta, segura e atualizada, mesmo considerando diferentes gestões ao longo do tempo, mudanças de prestadores de serviços, contratos, fichas de cadastros de funcionários e demais informações pertinentes.
Além disso é preciso ter em registro quais são as normas e procedimentos a serem seguidos pelos profissionais, moradores, visitantes e prestadores de serviço, quais as penalidades, inclusive as devidas orientações que precisam ser transmitidas em cada caso.
Gestão de Comunicação
Além de distinguir os papéis de cada um no ambiente, é fundamental que se estabeleça processos ou protocolos que auxiliem na precisão e confirmação das informações, pra que não se corra o risco de tomar decisões baseadas em fofocas ou falsas notícias, as chamadas Fake News.
Assim também deve acontecer em todos os serviços de segurança. É preciso que se tenha de forma clara e objetiva cada etapa dessa estratégia, que funciona como uma engrenagem. Uma falha no processo de comunicação pode gerar problemas graves e comprometer a segurança.
Para evitar falhas, uma boa tática é elaborar uma Matriz de Comunicação. Nela deve conter os tipos de incidentes mais comuns, como eles devem ser comunicados, para quem precisam ser informados e quando. Além disso, a matriz pode ser preenchida de acordo com cada local, conforme a realidade de cada um, de cada rotina.
A gestão da comunicação é parte fundamental no processo do gerenciamento de crise, que orienta associações sobre o que informar, para quem e como, após ocorrências. Ela também demanda analisar questões gerenciais, como por exemplo, distinguir o que é fato do que é “meia verdade”, boato ou fofoca. Administrar as informações é tarefa primordial no processo, para que se obtenha eficiência nas ações, do propósito final, na otimização do tempo e dos recursos.
Um aliado na gestão da comunicação é a tecnologia, que hoje apresenta um universo de possibilidades. Mas até para o bom uso dessas ferramentas é importante que se tenha cuidado e orientações.
Gestão Operacional
Cabe à gestão operacional controlar as ações de forma clara e objetiva. Hoje em dia existem tecnologias que auxiliam nesse processo, ou ideias simples que podem ser facilmente adaptadas. Existem alguns métodos como, por exemplo, o quadro de atividades, que pode ser mensal, semanal ou até mesmo diário, dependendo da realidade de cada local. Deve-se estabelecer:
– Quais atividades
– Quem as deve realizar
– Quando devem ser realizadas
– Checagem periódica das atividades
É fundamental ter em mente que a gestão operacional não somente otimiza o trabalho, como também previne falhas. Uma outra forma completa de se conquistar resultado preventivo é utilizando o Método PDCA – Plan, Do, CheckandAction (planejar, fazer, verificar e agir). Uma das primeiras ferramentas da gestão da qualidade que permite o controle da técnica.
É uma metodologia amplamente aplicado para o controle eficaz e confiável de atividades de segurança, reduzindo a probabilidade de erros nas análises dos resultados, que se tornam mais entendíveis e também auxiliando no diagnóstico de falhas, pendências e até mesmo no inventário.
Note que se trata de um ciclo, fazendo com que a melhoria no processo se torne contínua a cada vez que o ciclo é ativado e retorna ao seu início.
O planejamento é fundamental para cada função, cada processo, e pode ser desenvolvido para uma certa pessoa ou certa equipe. Comece a praticar e vai se surpreender com os resultados.
Mas a gestão de segurança em loteamentos fechados ainda envolve outros fatores. No que se refere ao perímetro, por exemplo, é indicado o uso de barreiras físicas como muros ou grades de 3,5 a 4 metros de altura, que retardam invasões, ao contrário de alambrados, que são mais sensíveis.
A iluminação perimetral e nas áreas de circulação é outro fator que não pode ser deixado de fora da lista. Não se trata apenas de conforto, mas também de inibir ação de criminosos que não gostam de luz.
E seria um crime não citarmos a utilização de recursos eletrônicos, hoje disponíveis em diversas opções. São cercas eletrificadas, fibra ótica, cabo microfônico, detecção de movimento em vídeo, cabos e sensores subterrâneos, radares, entre outros.
Para unificar todos os recursos citados e todas as etapas de gestão, ressaltamos a importância de se implantar uma central de controle operacional inteligente. Não estamos falando apenas de monitoramento de imagens e alarmes, mas também da conferência das ações, se integram protocolos e regulamentos internos, contemplando inclusive a área de compliance operacional, riscos e protocolos ambientais.
A Gestão da Segurança exige experiência, técnica, profissionalismo e dedicação.
