A expressão popular, que em português quer dizer: melhor prevenir do que remediar, resume bem o principal fundamento de um trabalho sério de gerenciar crises em condomínios. E você pode notar consultando outros textos aqui no blog, que existem inúmeras ferramentas e processos importantes que precisam ser considerados em todas as etapas, seja no plano diretor de um empreendimento, no canteiro de obras, ou na entrega do mesmo.
E não somente se comprometendo com a construtora ou incorporadora. O trabalho reflete e muito, no dia a dia de todos os stakeholders. Afinal, de que adianta a empresa se comprometer com a qualidade dos serviços desenvolvidos, cuidar da segurança dos profissionais durante a obra, das tecnologias a serem utilizadas, da prevenção de perdas e danos, e tantos outros itens se não se preocupar com gerenciar crises em condomínios.
Talvez você possa pensar: mas depois da entrega, a gestão não é problema meu! E aí você se engana, pois tanto a incorporadora como a construtora são as que conhecem o empreendimento, sabem dos detalhes técnicos do local, da localização de cada tubulação ou fiação por exemplo, do material que foi utilizado, de como as plantas foram elaboradas, de quais equipamentos foram instalados e como eles funcionam entre muitas outras informações importantes.
Com esses dados em mãos é necessário elaborar documentos, relatórios, planilhas ou o que for mais fácil, para prever possíveis problemas e o que deve ser feito caso algo aconteça.
É o chamado Plano de Situações e Ações. Quanto mais detalhado esse plano, mais rápido e com mais eficiência o problema será sanado. Devem integrar as informações dos manuais das utilidades e equipamentos do empreendimento e considerar tudo o que for crítico no condomínio entregue.
Mas de que tipo de ocorrências e crises estamos falando?
De todos os tipos. Considerando o modelo de planilha como exemplo, organize na linha horizontal todos os stakeholders do condomínio, desde moradores, funcionários, síndicos, administradoras, prestadores de serviço, etc.
Na vertical, todos os possíveis problemas, desde infraestrutura (vazamentos, curto circuito, rompimentos de tubulação), falhas técnicas (falta de comunicação, registros incorretos, softwares), questões relacionadas à segurança (controle de acesso, invasões, assaltos câmeras, alarmes, travamento automático, sensores) entre tantos outros que podem ser prevenidos.
Na sequência, basta preencher o que deve ser feito por cada stakeholder envolvido para cada ocorrência, como um passo a passo detalhado, pra que a ação ou reação seja rápida e eficiente.
No exemplo abaixo, detalhamos um evento em um condomínio:
Quanto mais esmiuçado for esse plano, e quanto mais acessível por todos, mais qualidade e agilidade se terá na gestão da ocorrência e crise.
E quando falamos em acessível, é porque não adianta ser um “manual” guardado na gaveta ou salvo no computador do síndico se não for conhecido e acessado por cada pessoa descrita no documento. Cada um precisa saber o seu papel, como agir em cada situação. Por isso é fundamental que sejam feitos treinamentos periódicos, para atualizar e condicionar todos os stakeholders, fazendo com que as ações sejam automáticas.
Uma sugestão que pode facilitar o desenvolvimento desse trabalho é criar um Comitê de Crise, com pessoas focadas no apontamento de soluções e na comunicação desse plano internamente.
Vale ressaltar que podem acontecer situações não previsíveis e que, estas portanto, devem ser devidamente registradas pra que facilite o gerenciamento e busca de suas soluções o mais rápido possível, servindo de alerta para outras possibilidades de ocorrências e atualização do plano de gerenciamento.
Claro que além disso, existem as questões corporativas relacionadas à imagem do empreendimento, do condomínio. E para isso é necessário trabalhar um outro tipo de gerenciamento de crise, focado na comunicação de dentro para fora, envolvendo outros personagens, inclusive a imprensa, mas isso é pauta para outra conversa.
Tem dúvidas sobre como gerenciar crises em condomínios? Consulte um de nossos especialistas.
