Melhoria contínua: o que é isto e como pode me ajudar no dia a dia? Com a evolução cada vez maior das mídias sociais, somos diariamente atingidos por vários termos do vocabulário antes dominados somente por gestores de grandes empresas e consultores especializados: gestão de processos, gestão de riscos, plano de negócio, indicadores, etc.

Alguns, inclusive, não são sequer traduzidos ao Português: stakeholders, brainstorming, kickoff meeting, e por aí afora. Enquanto isto, no dia a dia o termo que sabemos muito bem o que significa é o de atingir as metas.

Melhoria contínua é o processo de analisar como as atividades estão sendo realizadas hoje e verificar onde podemos melhorar o processo, implantando esta nova maneira ao dia-a-dia, através da aplicação de ferramentas estruturadas, com o objetivo de diminuir a chance de falhar

Assim, vamos entender melhor como isto funciona. Existem diversos métodos aplicáveis, aqui vou propor isto através do processo PDCA, que vem das siglas em inglês Plan, Do, Check, Act (Planejar, Executar, Verificar, e Aplicar).

Planejar

Diagnóstico da situação atual. Precisamos entender como estão os processos da empresa em relação a:

  • Empresas concorrentes (por meio de pesquisas)
  • Melhores práticas do mercado (contando com o apoio de especialistas no setor)
  • Legislação pertinente (ABNT, Normas dos agentes reguladores, Legislação aplicável)
  • Meta estabelecida pelo plano estratégico da empresa.

O importante aqui é salientar que, para cada aspecto analisado, a empresa pode ter um resultado diferente de maturidade.

Assim, a empresa pode ser bem estruturada em alguns aspectos, medianamente estruturada em outros, e ser mal estruturada ou mesmo sem estrutura em outros aspectos importantes para sua manutenção ou crescimento no mercado.

Classificação dos aspectos a serem fortalecidos:

Com este resultado em mãos, vamos analisar, à luz do plano estratégico da empresa, quais são os pontos que devem ser fortalecidos, e quanto. Cada empresa terá sua foto diferente para o status atual e o status pretendido.

Mesmo porque, em geral serão necessários investimentos, seja de tempo de colaboradores, seja de tempo de aprendizado, seja de custos financeiros, e precisam ser otimizados.

Identificado o panorama almejado, vamos analisar dentro da totalidade das melhorias a desenvolver, quais são mais urgentes, ou quais trarão um retorno mais rápido para a empresa, e classificá-las por prioridade.

Definição da solução a aplicar:

Por último, devemos identificar qual solução vamos aplicar para cada aspecto classificado a ser desenvolvido. Além disto, devemos definir quais serão as pessoas envolvidas no processo, e qual o prazo previsto para implantação.

Criaremos um Plano de Implantação de Melhorias, onde colocaremos todas as informações de modo organizado para melhor acompanhar o andamento das atividades, identificar desvios ao plano e agir para que tudo saia o mais próximo possível do planejado.

Executar

Terminando a etapa de planejamento, é hora de executar o plano. As pessoas envolvidas e também aquelas não envolvidas diretamente devem ser comunicadas das mudanças a serem implantadas para que possam colaborar positivamente. Ninguém gosta de ser pego de surpresa com mudanças em sua rotina de trabalho. Em geral as pessoas estão em sua zona de conforto, e a inércia funciona aqui também…

As melhorias serão implantadas conforme definido, onde seu desenvolvimento pode ser acompanhado pelo plano de Implantação de Melhorias. Importante salientar que a empresa deve fornecer os recursos humanos e financeiros previstos.

Lembro ainda que devemos considerar a curva de aprendizado dos envolvidos, ou seja, no inicio as atividades serão executadas mais lentamente até que todos peguem prática, para então chegarmos à produtividade pretendida. Ou seja, esteja preparado para uma pequena baixa de produtividade neste início.

Verificar

Não basta ter o plano para que as coisas saiam conforme planejado. Várias interferências podem vir a alterar o plano inicial. Assim, é preciso monitorar o andamento das atividades de implantação e compará-las com o planejado.

Caso se identifiquem variações importantes entre o projeto e a execução, deve ser realizado o replanejamento da obra de modo a criar-se uma nova linha de base para o acompanhamento.

Esta verificação pode ser feita de acordo com o tamanho do projeto a implantar. Podemos simplesmente comparar as datas do plano com as datas atuais, ou os custos previstos em relação aos custos realizados. Se tivermos um plano mais complexo, pode ser necessário criar indicadores de desempenho (KPIs), ou mesmo realizar uma auditoria para melhor acompanhar o andamento do plano de implantação das melhorias.

Aplicar

Caso sejam identificadas alterações importantes ao planejamento inicial, é necessário o replanejamento e a criação de um novo cronograma, orçamento ou expectativa, para realinhar as atividades com o plano.

Assim, fecha-se o primeiro ciclo de implantação de melhorias identificadas no diagnóstico inicial. Os processos da empresa deverão neste momento estar alinhados com aquilo que foi verificado e estudado como mais apropriado para o melhor desempenho dos processos produtivos da empresa.

Novo ciclo

Porém, este é apenas o primeiro ciclo completo. O ideal é que este ciclo se repita periodicamente, assim a cada ciclo aplicado, novos aspectos serão abordados, até que se atinjam as metas estipuladas nos diagnósticos. Estes devem ser gradativamente atualizados conforme os novos processos vão sendo incorporados como práticas e cultura da empresa.

Sei que isto toma certo tempo e exige organização e coordenação das atividades, para que se obtenha sucesso na aplicação do ciclo completo. Uma boa solução para isto é a contratação de terceiros para apoiar nestas atividades, que tenham conhecimento em gestão destas atividades, até mesmo para ter a autonomia necessária para cobrar os envolvidos, de modo independente! Que tal conversar com um consultor?

Afinal, a concorrência com certeza está trabalhando para melhorar seus processos também, e temos no horizonte sinais de reaquecimento da economia, estejamos preparados!

Saudações cordiais!